Privacy and Confidentiality
Our Privacy Commitment to You
At Odyssey Health Services (OHS), maintaining your privacy and confidentiality is extremely important to us. We follow various healthcare privacy legislations across Canada, including PHIPA, to establish the mandatory requirements and responsibilities of OHS for the protection of your Personal Health Information (PHI) that is received or disclosed by OHS.
Personal Health Information (PHI) is defined as information that is collected, used or disclosed by Health Information Custodians (HICs) in either oral or written form; the information relates to the individuals physical or mental health, including family history; relates to the provision of health care; relates to payment or eligibility for health care; is the individual’s health number; any information included in a record containing PHI; as well as other definitions that don’t directly relate to the services provided by OHS.
All the information that we gather about you, in the interview, in various meetings, and from other health care professionals, is gathered with your explicit consent. It is maintained in your file, under the control of our professional staff and is released only with your consent (with the exceptions noted below). Reports are provided to third parties and to other health care professionals only with your written consent (see exceptions).
Administrative staff will be involved in activities such as typing, proofreading, copying, filing, receiving, and sending mail and receiving and placing phone calls. These staff are trained to adhere to all privacy and confidentiality legislation. When information must be mailed, emailed, or faxed, appropriate caution is exercised to ensure accuracy of destination addresses and numbers and that receiving health care professionals exercise appropriate protection of privacy. Considerable efforts are made to ensure that methods of information transmission are secure and protected from tampering.
Odyssey Health Services collects, uses, and discloses your personal health information for the following purposes:
- To provide the programs offered by OHS to its clients; to do this we need to review past and current health states of our clients.
- To obtain payment for services provided from your insurer.
- To teach students and provide continuing education to our staff as well as for training new individuals who join OHS.
- To conduct quality improvement and risk management activities.
- To comply with our regulatory obligations to various provincial Colleges of Psychologists, the College of Registered Psychotherapists of Ontario, the College of Kinesiologists of Ontario, etc.
- To continuously analyze the effectiveness of the interventions used in our programs; to do this we summarize de-identified data in papers submitted for scientific or professional publication. Such publications allow for examination of our methodology and outcome statistics by the scientific community, without compromising an individual’s right to privacy. Your data may be included in such analyses, but always in a way that your individual privacy is protected.
Your insurer (including various automobile insurers, workers’ compensation boards and long-term disability carriers) or employer may require that you consent to the provision of reports to them or your access to benefits or employment may be affected. You should ensure that you understand any such consequences to withholding consent, and we will make every effort to ensure that you understand such circumstances. In some cases, if you deny us your consent to communicate with your other health care professionals, we may not be able to continue with our assessment or treatment, because a specific communication is vital to clinical practice. We would advise you of this and if you still wish to withhold consent we would not proceed under such circumstances.
Exceptions to Confidentiality
There are some instances where the information we have collected may need to be disclosed to other parties and will not require us to obtain consent from the client to do so. These instances are called mandatory reporting requirements and are listed below. Please note the details of the requirements may vary by province. Your Odyssey Health Services treatment provider will inform you of these details. You may ask questions for clarification at any time.
- There are statutory requirements that oblige us to report circumstances where we have information to suspect a vulnerable person may be at risk of harm, or where an individual has been sexually abused by a regulated health care professional.
- If we think an individual is an immediate risk to themselves or to others, we may break confidentiality in order to protect the life of the individual or others.
- We may be ordered by the courts or police to produce records that the court or the police require.
- Investigators may audit our conduct and practice. The investigators may look through your file without your permission to see that our service or professionals are meeting appropriate standards.
- In certain cases, if an individual has been injured at work or in a motor vehicle accident, where payment for treatment services or income replacement benefits are available from a government body (e.g., a Workers’ Compensation Board), legislation may permit the body to demand relevant reports (e.g., work-related injuries or automobile accident-related injuries) without the consent of the individual.
Access to Health Records
You have the right to seek access to your health records that we keep as well as ask us to correct a record if you believe it is inaccurate or incomplete. We do our best to create accurate records and reports, and sometimes will have the client review the report prior to it being finalized. If there is an inaccurate fact or reflection of an event in a report that has been circulated, we will correct it through an addendum or next update once discussions with the client and author have occurred.
Questions or Concerns?
If you have questions or want to make a complaint about our privacy practices, please contact our Privacy Officer, Michelle Hocking at michellehocking@ohs-jma.com.
You also have the right to complain to the Information and Privacy Commissioner of Ontario (www.ipc.on.ca) or any regulatory college of Psychologists, Psychotherapists or Kinesiologists (based on the province our staff member is registered in).
Notre engagement envers vous en matière de protection de la vie privée
Chez Odyssey Health Services (OHS), le maintien de votre vie privée et de votre confidentialité est extrêmement important pour nous. Nous suivons diverses législations sur la confidentialité des soins de santé à travers le Canada, y compris la LPRPS (loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé), pour établir les exigences obligatoires et les responsabilités du OHS pour la protection de vos informations de santé personnelles qui sont reçues ou divulguées par OHS.
Les informations personnelles sur la santé sont définies comme des informations collectées, utilisées ou divulguées par les dépositaires d’informations sur la santé sous forme orale ou écrite ; les informations concernent la santé physique ou mentale des individus, y compris les antécédents familiaux ; elles sont liées à la fourniture de soins de santé ; elles sont liées au paiement ou à l’éligibilité aux soins de santé ; elles constituent le numéro de santé de l’individu ; toute information incluse dans un dossier contenant des ISP ; ainsi que d’autres définitions qui ne sont pas directement liées aux services fournis par les services de santé publique.
Toutes les informations que nous recueillons à votre sujet, lors de l’entretien, au cours de diverses réunions et auprès d’autres professionnels de la santé, le sont avec votre consentement explicite. Elles sont conservées dans votre dossier, sous le contrôle de notre personnel professionnel, et ne sont divulguées qu’avec votre consentement (sauf exceptions mentionnées ci-dessous). Les rapports sont transmis à des tiers et à d’autres professionnels de la santé uniquement avec votre consentement écrit (voir les exceptions).
Le personnel administratif sera impliqué dans des activités telles que la dactylographie, la relecture, la copie, le classement, la réception et l’envoi du courrier, ainsi que la réception et l’émission d’appels téléphoniques. Ce personnel est formé pour respecter l’ensemble de la législation relative à la protection de la vie privée et à la confidentialité. Lorsque des informations doivent être envoyées par la poste, par courrier électronique ou par télécopie, des précautions appropriées sont prises pour garantir l’exactitude des adresses et des numéros de destination et pour que les professionnels de la santé destinataires protègent correctement leur vie privée. Des efforts considérables sont déployés pour s’assurer que les méthodes de transmission des informations sont sécurisées et protégées contre les manipulations.
Odyssey Health Services recueille, utilise et divulgue vos informations de santé personnelles aux fins suivantes :
- Obtenir de votre assureur le paiement des services fournis.
- Pour enseigner aux étudiants et assurer la formation continue de notre personnel, ainsi que pour former les nouvelles personnes qui rejoignent l’OHS
- Pour mener des activités d’amélioration de la qualité et de gestion des risques.
- Pour nous conformer à nos obligations réglementaires envers divers ordres provinciaux de psychologues, l’Ordre des psychothérapeutes agréés de l’Ontario, l’Ordre des kinésiologues de l’Ontario, etc.
- Analyser en permanence l’efficacité des interventions utilisées dans nos programmes ; pour ce faire, nous résumons les données dépersonnalisées dans des articles soumis à des publications scientifiques ou professionnelles. Ces publications permettent à la communauté scientifique d’examiner notre méthodologie et les statistiques sur les résultats, sans compromettre le droit à la vie privée de l’individu. Vos données peuvent être incluses dans ces analyses, mais toujours de manière à protéger votre vie privée.
Votre assureur (y compris les divers assureurs automobiles, les commissions d’indemnisation des accidents du travail et les sociétés d’assurance-invalidité de longue durée) ou votre employeur peut exiger que vous consentiez à ce que des rapports leur soient fournis, faute de quoi votre accès aux prestations ou votre emploi pourrait en être affecté. Vous devez vous assurer que vous comprenez les conséquences d’un refus de consentement, et nous ferons tout notre possible pour que vous compreniez ces circonstances. Dans certains cas, si vous nous refusez votre consentement pour communiquer avec d’autres professionnels de la santé, nous pourrions ne pas être en mesure de poursuivre notre évaluation ou notre traitement, parce qu’une communication spécifique est vitale pour la pratique clinique. Nous vous en informerons et si vous souhaitez toujours refuser votre consentement, nous n’irons pas de l’avant dans de telles circonstances.
Les exceptions à la confidentialité
Dans certains cas, les informations que nous avons recueillies peuvent devoir être divulguées à d’autres parties sans qu’il soit nécessaire d’obtenir le consentement du client pour ce faire. Ces cas sont appelés exigences de déclaration obligatoire et sont énumérés ci-dessous. Veuillez noter que les détails des exigences peuvent varier d’une province à l’autre. Votre prestataire de traitement des Services de santé Odyssey vous informera de ces détails. Vous pouvez poser des questions pour obtenir des éclaircissements à tout moment.
- Des dispositions légales nous obligent à signaler les circonstances dans lesquelles nous disposons d’informations nous permettant de soupçonner qu’une personne vulnérable risque de subir un préjudice, ou qu’une personne a été victime d’abus sexuels de la part d’un professionnel de la santé réglementé.
- Si nous pensons qu’une personne présente un risque immédiat pour elle-même ou pour autrui, nous pouvons rompre la confidentialité afin de protéger la vie de la personne ou d’autrui.
- Les tribunaux ou la police peuvent nous ordonner de produire les dossiers qu’ils exigent.
- Les enquêteurs peuvent vérifier notre conduite et nos pratiques. Les enquêteurs peuvent consulter votre dossier sans votre autorisation pour vérifier que notre service ou nos professionnels respectent les normes appropriées.
- Dans certains cas, si une personne a été blessée au travail ou dans un accident de la route, lorsqu’un organisme public (par exemple, une commission des accidents du travail) paie les services de traitement ou verse des indemnités de remplacement du revenu, la législation peut permettre à cet organisme d’exiger des rapports pertinents (par exemple, sur les blessures liées au travail ou à un accident de la route) sans le consentement de la personne concernée.
Accès aux dossiers médicaux
Vous avez le droit d’accéder aux dossiers médicaux que nous conservons et de nous demander de corriger un dossier si vous pensez qu’il est inexact ou incomplet. Nous faisons de notre mieux pour créer des dossiers et des rapports exacts, et nous demandons parfois au client de revoir le rapport avant qu’il ne soit finalisé. Si un rapport qui a été diffusé contient un fait ou une réflexion inexacte sur un événement, nous le corrigerons par le biais d’un addendum ou d’une prochaine mise à jour, après discussion avec le client et l’auteur.
Questions ou commentaires ?
Si vous avez des questions ou souhaitez déposer une plainte concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée, Michelle Hocking, à l’adresse courriel : michellehocking@ohs-jma.com.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (www.cipvp.ca) ou de tout ordre professionnel de psychologues, de psychothérapeutes ou de kinésiologues (en fonction de la province dans laquelle le membre du personnel est inscrit).
